การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล (Data processing)
การประมวลผลข้อมูล คือการกระทำการใดๆ กับข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลนั้นๆ อยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ หรือตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน




ประเภทของการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกได้เป็น 3 แบบ คือ
1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing)
การประมวลผลด้วยมือ หมายถึงการใช้แรงงานคนเป็นหลักในการประมวลผล โดยมีอุปกรณ์ต่างๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการประมวลผล เช่น ดินสอ ปากกา ไม้บรรทัด กระดาษ ลูกคิด เครื่องคิดเลข วิธีการประมวลผลด้วยมือเหมาะกับงานที่มีปริมาณไม่มากนัก และอยู่ในภาวะที่แรงงานยังมีการจ้างงานที่ไม่สูงนัก

2. การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล(Manual With Machine Assistance Data Processing)
การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล หรือการประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล ซึ่งการประมวลผลแบบนี้จะเหมาะกับงานระดับกลางที่มีปริมาณไม่มากนัก และต้องการความเร็วในการทำงานในระดับพอสมควร การทำงานจะอาศัยแรงงานคน ร่วมกับเครื่องจักรกล เครื่องที่ใช้กันมาก คือ เครื่องทำบัญชี หรือเครื่องประมวลผลกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ (Semi-electronic Data Processing)

3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing)
การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ หรือการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เรียกย่อๆ ว่า EDP คือ การประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งงานที่เหมาะสมกับการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์คือ งานที่มีลักษณะดังนี้

• งานที่มีปริมาณมากๆ

• ต้องการความเร็วในการประมวลผล

• ต้องการความละเอียดและความถูกต้องของงานสูง

• งานที่มีขั้นตอนยุ่งยาก ซับซ้อน หรือมีลักษณะที่ทำงานแบบเดิมซ้ำกันหลายๆ รอบ

• มีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน

ตัวอย่างเช่น ระบบงานทะเบียนและวัดผล, ระบบงานการจองตั๋วเครื่องบิน หรือระบบงานด้านการเงินและการธนาคาร เป็นต้น
















ขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ

1. การเตรียมข้อมูลเข้า (Input Data)
คือการเก็บรวบรวมข้อมูลให้พร้อมที่จะทำการจัดเก็บ บันทึก และประมวลผล ซึ่งประกอบไปด้วย

1.1 การลงรหัส (Coding) คือการใช้รหัสแทนข้อมูล ซึ่งทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปที่กระทัดรัดเพื่อสะดวกแก่การประมวลผล รหัสที่ใช้อาจเป็นตัวเลขหรือไม่ใช่ตัวเลขก็ได้
1.2 การแก้ไข (Editing) คือการตรวจสอบข้อมูล ให้มีความถูกต้อง และเป็นไปได้ (เช่น ข้อมูลอายุ ควรจะอยู่ระหว่าง 0 - 100 ปี เป็นต้น) ก่อนนำไปใช้งาน โดยมีการปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น
1.3 การแยกประเภท (Classifying) คือ การจัดประเภทของข้อมูล หรือจำแนกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเพื่อสะดวกแก่การนำไปประมวลผล เช่น ร้านค้าย่อย อาจจะจำแนกเป็น ชนิดของสินค้า แผนกที่ขาย ผู้ขาย หรือจำแนกหมวดอื่นๆ ตามที่ผู้จัดร้านเห็นว่ามีประโยชน์ต่อการดำเนินงาน
1.4 การแปรสภาพข้อมูล (Transforming) คือ การเปลี่ยนสื่อ หรือตัวกลางที่ใช้บันทึกข้อมูลเพื่อให้อยู่ในรูปที่สามารถนำไปประมวลผลต่อไปได้ เช่น การเจาะข้อมูลลงบนบัตร เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้

2. การประมวลผล (Processing)
ได้แก่ วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการบวก ลบ คูณ หาร หรือการคำนวณ และเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ ที่กำหนดไว้

3. การนำเสนอข้อมูล (Output)
คือ การเอาผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงให้ผู้อื่นทราบ อาจจะแสดงไว้ในรูปรายงาน ตาราง หรือแบบใดก็ได้ที่สามารถนำเสนอให้ผู้อื่นเข้าใจได้ง่าย
3.1 การสรุปผล (Summarizing) คือการนำเอาข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่มากลั่นกรอง และย่อลงให้เหลือเฉพาะส่วนที่จำเป็น เพื่อที่จะนำไปปฏิบัติให้คล่องตัว และใช้ประกอบการตัดสินใจ
3.2 การเก็บข้อมูล (Storing) เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลต่างๆ ได้อีกในอนาคตจึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ ในระบบคอมพิวเตอร์มักจะบันทึกลงเทปแม่เหล็กหรือจานแม่เหล็ก
3.3 การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล (Searching and Retrieving) คือ การค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูล และเรียกข้อมูลนั้นกลับมาใช้งาน (เช่นนำข้อมูลกลับมาแก้ไข ปรับปรุง)
3.4 การทำสำเนาข้อมูล (Reproduction) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบที่ได้มาใหม่ หรือข้อมูลจากการประมวลผล ในบางครั้งต้องการข้อมูลหลายชุด จึงจำเป็นต้องมีการสำเนาข้อมูลออกมาใช้หลายๆ ชุด


















ระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer processing)
สามารถแบ่งออกได้ดังต่อไปนี้

1. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch processing system)
หมายถึงการประมวลผลข้อมูลที่ต้องมีการรวบรวมข้อมูลให้มากพอควร โดยใช้ระยะเวลาช่วงหนึ่งในการเก็บรวบรวม เมื่อมีการสะสมข้อมูลครบเวลาที่กำหนด จึงนำไปประมวลผล ระบบเครื่องที่ประมวลผลแบบนี้เรียกว่าระบบออฟไลน์ (Off-line system)

2. การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive processing system)
เป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลที่เกิดขึ้นเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง และเครื่องสามารถที่จะโต้ตอบข้อมูลที่รับเข้ามาทันที (ข้อมูลที่เข้าไปแต่ละรายการจะถูกประมวลผลทันที) เช่น ระบบการฝากถอนเงินโดยเครื่อง ATM เป็นต้น การทำงานในระบบนี้เรียกอีกอย่างว่าระบบออนไลน์ (On-line system) ซึ่งระบบ On-line นี้ยังมีประเภทย่อยๆ อีก 2 ประเภท คือ

2.1 ระบบการประมวลผลโดยใช้เวลาจริง (Real-time processing) เป็นระบบที่ต้องการความรวดเร็วในการตอบสนองข้อมูลสูงมาก (ข้อมูลที่ตอบสนองมาต้องถูกต้อง แน่นอน แม่นยำ ทันต่อเวลา)

2.2 ระบบการประมวลผลแบบเวลา (Timesharing processing) เป็นระบบที่ให้ผู้ใช้หลายๆ คนสามารถทำงานพร้อมๆ กันได้ โดยการแบ่งเวลาหน่วยประมวลผลกันใช้งาน โดยการผ่านเครื่องเทอร์มินัล ซึ่งเป็นสถานีที่ใช้ในการติดต่อระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ และสามารถจัดสรรหน่วยความจำของระบบให้ผู้ใช้ได้ตามความต้องการของงาน

3. การประมวลผลโดยใช้ตัวประมวลผลมากกว่า 1 ชุด (Multiprocessing system)
หมายถึงการประมวลผลโดยอาศัยหน่วยประมวลผลกลางมากกว่า 1 ชุด โดยกำหนดให้ทำงานในเวลาพร้อมๆ กัน (อาจจะเสริมการทำงาน หรือ สำรองการทำงานซึ่งกันและกัน) นิยมใช้กับงานที่จำเป็นต้องมีการประมวลผล อยู่ตลอดเวลา

4. การประมวลผลแบบหลายโปรแกรม (Multiprogramming system)
ระบบ Multiprogramming system หรือ Multi tasking system หมายถึงระบบการประมวลผลที่ในขณะเวลาใดเวลาหนึ่งสามารถมีโปรแกรม อยู่ในระบบการประมวลผลมากกว่า 1 โปรแกรมได้ กล่าวคือ ในขณะที่โปรแกรมหนึ่งกำลังทำงานอยู่ ผู้ใช้สามารถที่จะเรียกโปรแกรมอื่น มาทำงานซ้อนได้ และสามารถที่จะสลับกันทำงานระหว่างโปรแกรมที่เปิดใช้งานอยู่ได้

เอกสารอ้างอิงhttp://www.paktho.ac.th/trirong//classroom/plan3001/page10.htm

เทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะ

อาคารอัจฉริยะ Intelligent building
เป็นอาคารที่มีแนวคิดมาจากประเทศสหรัฐอเมริกาและญี่ปุ่นต้องการให้อาคารมีความทันสมัยตามความต้องการ
ของธุรกิจปัจจุบันและในอนาคต ซึ่งเป็นการผสมผสานของเทคโนโลยีที่ทันสมัยของระบบสำนักงานอัตโนมัิติ นอกจาก 3 หลักนี้แล้ว ภายในอาคารยังต้องประกอบไปด้วยระบบย่อยอื่นๆ ที่ทำหน้าที่สนับสนุนซึ่งกันและกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อ
ให้มีประสิทธิภาพในการประหยัดพลังงาน ความปลอดภัย ความสะดวกสบาย ของคนภายในอาคาร


อาคารสำนักงานอัจฉริยะ
คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานสำหรับมืออาชีพนั้นประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสองส่วนด้วยกัน คือ ฮาร์ดแวร์ที่มีประสิทธิภาพ และซอฟต์แวร์ชั้นดีที่มีความเสถียรภาพ องค์ประกอบทั้งสองอย่างเมื่อรวมกันจะสร้างประสิทธิผลให้กับผู้ใช้งานได้อย่างมากมาย นี่คือนิยามของอาคารสำนักงานอัจฉริยะ The Offices @ Central World อาคารกระจกสูงเด่นเป็นสง่ากลางแยกราชประสงค์ ซึ่งเจ้าของอาคารมีแนวคิดที่จะให้เป็นอาคารสำนักงานอัจฉริยะ หรือ smart office ที่จะมาเชิดหน้าชูตากรุงเทพฯให้ทัดเทียมมหานครชั้นนำอย่างนิวยอร์ก ลอนดอน โตเกียว BPB เรือนตะวัน ของบริษัท ไทยผลิตภัณฑ์ยิบซั่ม จำกัด (มหาชน) แนะนำอาคารอัจฉริยะที่หลายคนอาจยังไม่รู้

ด้านเทคโนโลยีอาคารนี้ติดตั้งระบบลิฟต์ทันสมัยล่าสุดที่มีความเร็วสูงมาใช้เป็นแห่งแรกในประเทศไทย ความอัจฉริยะของลิฟต์จะช่วยบริหารเวลาการใช้ลิฟต์ในชั่วโมงเร่งด่วนอย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความปลอดภัยด้วยระบบ access card ที่ช่วยแจ้งตำแหน่งของลิฟต์ที่จะไปยังชั้นเป้าหมายโดยไม่ต้องแวะไปยังชั้นอื่น ความอัจฉริยะของระบบลิฟต์นี้จะช่วยประหยัดพลังงานและประหยัดเวลา เพราะมันเป็นการ grouping คนที่มีปลายทางเดียวกันไปด้วยกัน

อาคารนี้ได้จัดให้บริเวณของห้องทำงานก็ติดกับกระจก ทำให้ประหยัดพลังงานเพราะได้รับแสงสว่างจากธรรมชาติ และยังทำให้ผู้ใช้งานได้มองเห็นวิวภายนอกอีกด้วย นอกจากนี้ยังแก้ปัญหาของระบบปรับอากาศที่มักมีปัญหาในอาคารสูงในเมืองไทยที่มักจะมีอุณหภูมิไม่เท่ากัน ด้วยระบบเทคโนโลยีเครื่องปรับอากาศที่ช่วยถ่ายเทอากาศภายในอาคาร และปรับอุณหภูมิภายในให้เหมาะสมกับสภาพอากาศภายนอก


ระบบในอาคารอัจฉริยะ

ระบบอาคารอัตโนมัติ (Building automation)
ระบบควบคุมอาคาร
ระบบปรับอากาศและความชื้นในห้อง
ระบบควบคุมลิฟท์อัตโนมัติ
ระบบโครงสร้างอาคาร
ระบบสื่อสาร
การเดินสายไฟฟ้า
การจัดสภาพแวดล้อมในอาคาร
การออกแบบทางสถาปัตยกรรมของพื้นที่ใช้สอยของอาคารมุมพักผ่อนเฟอร์นิเจอร์
การวางแผน
การบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ

ระบบรักษาความปลอดภัย

โทรทัศน์วงจรปิด

ระบบตรวจจับบริเวณอาคาร

ระบบควบคุมที่จอดรถ

ระบบขอความช่วยเหลือในกรณีฉุกเฉิน

ระบบตรวจจับการเคลื่อนไหว

ระบบ Access Cardระบบตรวจสอบเพลิงไหม้และเตือนภัย

ระบบตรวจสอบน้ำดื่ม น้ำใช้ และน้ำสำหรับป้องกันอัคคีภัย

ระบบตรวจสอบคาร์บอนไดออกไซด์ในชั้นจอดรถ

ระบบเตือนภัยแผ่นดินไหว

ระบบตรวจสอบแรงดันและการไหลของน้ำในอาคาร

อาคารอัจฉริยะ

เป็นการผสมผสานของเทคโนโลยีทันสมัยของระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และระบบอาคารอัตโนมัติ รวมทั้งระบบย่อยๆที่ทำหน้าที่สนับสนุนซึ่งกันและกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้เกิดการประหยัดพลังงาน ความปลอดภัย ความสะดวกสบายของคนในอาคาร และความคล่องแคล่วต่อการดำเนินธุรกิจในยุคสมัยใหม่ที่ต้องพร้อมต่อการแข่งขันทุกรูปแบบ

พิจารณาการตัดสินใจ

การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้
การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัติเข้ามาใช้ ต้องมีบุคคลดังต่อไปนี้
1.ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษา เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน

2.ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล

3.ที่ปรึกษา ซึ่งควรเป็นบุคคลหรือกลุ่มที่เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเป็นพิเศษ

4.ทีมงานเฉพาะกิจด้านการศึกษามีความรู้อย่างดีในการจัดระบบจะสามารถพิจารณาทุกแง่ทุกมุมของปัญหาได้โดยปราศอคติ

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงาน มีดังนี้

การจัดการเอกสารในสำนักงาน
1.ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด
2.เวลาที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร เวลาที่ต้องการให้เอกสารเสร็จ
3.ปริมาณเอกสารมีมากน้อยเพียงใด
4.ปริมาณเอกสารที่ผิดพลาดและจะต้องถูกแก้ไข
5.ระดับคุณภาพและความสวยงามของเอกสาร
6.ปริมาณงานใช้คอมพิวเตอร์ได้มากแค่ไหน
7.จำนวนพนักงานที่ผลิตเอกสารและค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน
8.จำนวนความสึกหรอของอุปกรณ์

การวิเคราะห์สำนักงานทั้งระบบ
1.พิจารณาโครงสร้างของระบบสำนักงาน
2.พิจารณาฝังของสำนักงาน
3.พิจารณาหน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
4.พิจารณาลักษณะของแบบฟอร์มที่ใช้วิเคราะห์
5.พิจารณาหน้าที่ของงานแต่ละอย่าง